Hợp pháp hóa là một giai đoạn bắt buộc mọi người đều phải thực hiện nếu chuẩn bị xuất ngoại. Rất nhiều người lên kế hoạch du học Hàn Quốc nhưng lại khó khăn trong việc hợp pháp hóa bằng cấp và học bạ. Hay còn gọi là xin dấu tím Lãnh Sự Hàn Quốc tại Việt Nam. Thậm chí nhiều người còn không biết thuật ngữ Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Cần phải chuẩn bị những giấy tờ gì? Và những loại giấy tờ nào cần phải hợp pháp hóa?
Mọi thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp thông qua bài viết dưới đây của Zila. Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé.
NỘI DUNG CHÍNH
I. HỢP PHÁP HÓA LÀ GÌ?
Hợp pháp hóa (Legalization – 영사확인): là quy trình xác nhận hợp thức hóa một văn bản được cấp ở Việt Nam thông qua việc xác thực chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó. Sau khi được hợp pháp hóa, văn bản đó có đủ giá trị pháp lý để được công nhận ở nước ngoài.
Những giấy tờ cần hợp pháp hóa bao gồm:
- Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo
- Chứng nhận y tế
- Phiếu lý lịch tư pháp
- Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Đối với những người có hộ khẩu từ Quảng Nam trở vào phía Nam thì hợp pháp hóa Lãnh sự ở TP.HCM. Những người có hộ khẩu từ Đà Nẵng trở ra Bắc thì làm ở Đại sứ quán Hà Nội.
II. TRÌNH TỰ THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ HÀN QUỐC TẠI VIỆT NAM
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ gồm 2 bước. Trong mỗi bước có các quá trình chuẩn bị giấy tờ như sau:
Bước 1: Xin tem và hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao của Việt Nam
Mục đích: Xác nhận giấy tờ, tài liệu hợp pháp do đúng cơ quan, tổ chức Việt Nam cấp.
Địa điểm:
Hà Nội: Cục Lãnh Sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam
|
TP.HCM: Sở Ngoại Vụ Thành Phố HCM – Bộ Ngoại giao Việt Nam
|
Hồ sơ cần chuẩn bị
| Loại hồ sơ | Hướng dẫn thực hiện |
| 1. Tờ khai hợp pháp hoá Lãnh sự | Người xin hợp pháp hóa cần điền đầy đủ thông tin chứng nhận vào tờ khai (tại đây) trên Website của Bộ Ngoại Giao Việt Nam. Sau đó, in tờ khai ra và ký xác nhận rồi đặt phía trên hồ sơ trước khi mang lên nộp tại Cục lãnh sự/Sở ngoại vụ. |
| 2. Bản gốc giấy tờ tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa | Chuẩn bị tất cả bản gốc của giấy tờ, hồ sơ cần được hợp pháp hóa |
| 3. Bản dịch có công chứng của giấy tờ cần hợp pháp hóa | Trong trường hợp các bạn du học sinh có ý định nộp hồ sơ vào nhiều hơn 1 trường thì có thể xin xác nhận hợp pháp hóa nhiều hơn 1 bản. Số bản dịch công chứng cần hợp pháp hóa không bị hạn chế. |
| 4. Photo bản dịch công chứng | Mỗi loại giấy tờ cần photo thành một bản để làm tài liệu lưu trữ tại nơi xin hợp pháp hóa |
Lưu ý khi đi nộp hồ sơ:
- Mang theo giấy tờ tùy thân (CMND, Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu)
- Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự khai trong tờ khai Hợp pháp hóa
- Tại Sở ngoại vụ TP.HCM, mang hồ sơ đến cửa số 5 để nhận số thứ tự. Sau đó ra phòng chờ, khi tới lượt sẽ hiển thị trên màn hình bên ngoài số thứ tự và số cửa của bạn.
- Lệ phí : 30,000 VND/bản dịch công chứng (Lệ phí tính theo số bản dịch công chứng)
Ví dụ: 1 học bạ nộp 2 bản dịch công chứng thì lệ phí là: 30.000 x 2 = 60.000VND
- Thời gian làm việc: Giờ hành chính các ngày trong tuần và sáng thứ 7, trừ Chủ nhật và ngày lễ
- Thời gian nhận hồ sơ: Từ 7:45 – 11:30 (sáng); Từ 13:15 – 16:45 (chiều)
- Thời gian trả kết quả: Từ 9:00 – 11:30 (sáng); Từ 15:00 – 16:45 (chiều)
- Thời gian xác nhận: Thông thường, thời gian xác nhận hồ sơ của Bộ Ngoại giao là 1 ngày làm việc trừ thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ. Tuy nhiên có thể kéo dài tối đa tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên.
Bước 2 : Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại Sứ Quán/Lãnh Sự Quán Hàn Quốc
Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã có tem xác nhận lãnh sự của cơ quan Việt Nam, cần phải được xác nhận một lần nữa tại Lãnh sự quán Hàn Quốc.
Mục đích: Xác nhận tem trên giấy tờ, tài liệu do đúng cơ quan ngoại giao Việt Nam xác nhận.
Đối với Học bạ, bằng tốt nghiệp và bảng điểm, Lãnh sự quán Hàn Quốc sẽ gửi công văn đến trường học để nhà trường xác nhận.
Địa điểm:
Hà Nội: Đại Sứ Quán Hàn Quốc
|
TP.HCM: Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc
|
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Bản dịch đã được hợp pháp hóa của Cục lãnh sự Việt Nam
- Bản Photo của bản dịch đã hợp pháp hóa lãnh sự
* Đối với hồ sơ Lý lịch tư pháp, Giấy tình trạng hôn nhân, Giấy khám sức khỏe: Yêu cầu có tem đóng dấu hợp pháp hóa của Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao VN trên cả bản gốc của 3 giấy tờ trên, và photo bản gốc đã được hợp pháp hóa.
- 01 Bản Photo của CMND hoặc Hộ Chiếu
- Bản gốc của tất cả các giấy tờ trên (bao gồm các giấy tờ cần hợp pháp hóa và các giấy tờ tùy thân đi kèm để chứng minh)
- Bản photo của bản gốc học bạ, bằng cấp (01 bản mỗi giấy tờ)
- Khi đến xin hợp pháp hóa lãnh sự về Học bạ và Bằng tốt nghiệp phổ thông các cấp (ngoại trừ Bằng đại học/cao đẳng/ trung cấp…) phải cung cấp thông tin số điện thoại phòng văn thư của trường, và địa chỉ cụ thể của trường. Yêu cầu học sinh thông báo rõ tình trạng của trường học (ví dụ đã thay đổi tên, thay đổi địa chỉ, đã giải thể, chuyển đổi hình thức đào tạo.v.v…) để thuận lợi cho công tác xác nhận.
Trường hợp nộp thay
- Người nộp thay: Có quan hệ thân nhân (bố mẹ, vợ chồng, con,… có cùng sổ hộ khẩu) với chủ hồ sơ: 01 bản photo CMT của người nộp hộ, 01 bản photo Sổ hộ khẩu hoặc Giấy khai sinh hoặc Giấy kết hôn
- Không có quan hệ thân nhân: phải có giấy ủy quyền của chủ hồ sơ. Và được xác nhận tại cơ quan nhà nước ở nơi của chủ hồ sơ đang sinh sống.
Đại sứ quán/Lãnh sự quán không chấp nhận các trường hợp nộp hộ mà không chứng minh được quan hệ thân nhân bằng giấy tờ hợp lệ hoặc không có giấy ủy quyền.
Lưu ý khi đi nộp hồ sơ:
- Mang theo giấy tờ tùy thân (CMND, Hộ chiếu) để kiểm tra thông tin ra vào Đại Sứ Quán/ Tổng Lãnh Sự Quán Hàn Quốc.
- Tại cơ quan nộp hồ sơ, tới máy bấm lấy số thứ tự, nơi hỗ trợ cho người Việt. Sau đó chờ tới lượt bảng điện tử ở cửa phòng hiển thị số thứ tự của bạn.
- Lệ phí: 4$/ bản (chuẩn bị trước tiền USD)
III. LƯU Ý KHI NỘP HỒ SƠ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ HÀN QUỐC TẠI VIỆT NAM
- Thời gian nhận hồ sơ: Thứ 2 đến thứ 6 (Sáng – Từ 9:00 đến 12:00; Chiều – Từ 13:30 đến 17:00) & Thứ 7: từ 9:00 đến 11:30. (Nghỉ vào chủ nhật, Ngày lễ Việt Nam và Ngày lễ Hàn Quốc)
- Trước khi đến nộp hồ sơ phải lên đặt lịch hẹn trước. Thời gian đặt lịch hẹn là 4h chiều các ngày trong tuần. Khi đặt lịch hẹn thì học sinh trực tiếp mang theo chứng minh thư. (trong trường hợp đặt lịch hẹn hộ thì người có tên trong cùng sổ hộ khẩu mang theo chứng minh thư của chủ hồ sơ và người đi hẹn thay cùng với sổ hộ khẩu gia đình)
- Thời gian xử lý hồ sơ: 1 ngày. Trường hợp xin xác nhận Bằng cấp/Học bạ mất 2 ngày làm việc.
- Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ 2~6. Buổi chiều 2h-4h. Trường hợp trả kết quả Bằng cấp/ Học bạ: từ 15h-16h chiều.
IV. DỊCH VỤ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ HÀN QUỐC TẠI ZILA
Nếu bạn không thể trực tiếp chứng thực, xin dấu tím bằng cấp, giấy tờ tại Lãnh Sự Quán Hàn Quốc TP.HCM, bạn có thể liên hệ Zila để hỗ trợ dịch vụ trên.
Trên đây là toàn bộ Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc tại Việt Nam do Zila tổng hợp. Các bạn chuẩn bị hồ sơ theo quy định để tránh những sai sót không đáng có khi xin hợp pháp hóa giấy tờ nhé!
